Geschäftsmail schreiben: Tipps und Muster (2023)

Geschäftsmail: Bitte beachten

Über 205 Milliarden Mails werden weltweit verschickt – pro Tag. Die meisten haben einen geschäftlichen Hintergrund, darunter auch viele Spam-, Werbe- und Massenmails. Ein Großteil der elektronischen Post landet unvermittelt im Papierkorb – laut Studie der Online-Marketing-Spezialisten von GetResponse 78 Prozent.

Dennoch: E-Mails sind noch immer das elektronische Werkzeug der Wahl, um Kontakt zu einem (potenziellen) Geschäftspartner aufzunehmen, um sich vorzustellen, nachzuhaken, ein Geschäft in die Wege zu leiten. Worauf sollte man bei einer Geschäftsmail achten? Wir haben die wichtigsten Tipps für Sie zusammengestellt.

Geschäftsmail: Definition

Grundsätzlich gilt es zu unterscheiden zwischen …

• E-Mail-Marketing: Darunter fallen Newsletter, Mailings und andere E-Mails, die den Absatz von Waren oder Dienstleistungen unmittelbar fördern sollen.
• E-Mail-Servicekommunikation: Das sind hauptsächlich automatisierte Mails. Man erhält sie zum Beispiel, wenn man sich bei Twitter angemeldet, etwas bei Amazon bestellt oder das Paswort bei Facebook geändert hat.
• Geschäftsmail: Dazu zählen zum Beispiel Rechnungen und Mahnungen, aber eben auch unverbindliche Kontaktaufnahmen, Austausch zwischen Projektpartnern, Statusupdates oder Akquisebemühungen. Um ausschließlich diese Kategorie geht es uns heute.

In der Praxis schreibt heutzutage fast jeder Geschäftsmails. Nach Zahlen des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) von 2015 betreiben sechs von zehn Unternehmen in Deutschland E-Mail-Marketing und -Servicekommunikation, acht von zehn Unternehmen pflegen E-Mail-Geschäftskommunikation. Die Annahme liegt nahe, dass die Zahlen seitdem eher gestiegen als gefallen sind.

Anrede

Die Öffnungsraten von E-Mails mit direkter Anrede in der Betreffzeile sind laut GetResponse um 26 Prozent höher als unpersönliche Mails, auch die Click-Through-Rate ist höher. Das ist aber vor allem für E-Mail-Marketing und Massenmails relevant. In geschäftlichen Mails, von Person zu Person, sollten Sie den Empfänger allein schon aus Höflichkeit und Wertschätzung zu Beginn des Textes persönlich adressieren.

Wichtig: Schreibweise des Namens gegenchecken, auf der Firmenhomepage zum Beispiel. Achten Sie vor allem auf Umlaute (locken häufig den Fehlerteufel an). Es gibt keine Alibis für falsch geschriebene Vor- oder Nachnamen, ob es sich beim Empfänger um einen Michael Meier (mit i), Dimitri Potoparov oder Hidayet Demirbilek handelt.

Schreiben Sie den Namen korrekt. Das ist – wie Sie sicher auch schon bemerkt haben – leider keine Selbstverständlichkeit.

Für die Anrede kommen vor allem diese Varianten in Betracht:

• Sehr geehrte/r Herr/Frau (förmlicher Erstkontakt)
• Sehr geehrte Damen und Herren (wenn der Adressat nicht bekannt ist)
• Liebe/r Herr/Frau (wenn man sich schon näher kennt; auch beim Erstkontakt ok)
• Hallo Frau/Herr (etwas salopp, aber im Toleranzbereich)
• Guten Tag Frau/Herr (ein wenig steif, aber ein solider Mittelweg)

Eindeutig aus der Mode sind Anreden wie Werte/r Frau/Herr oder Verehrte/r Frau/Herr. Die sollten sie höchstens einsetzen, wenn Sie es (wissentlich) mit einem Geschäftspartner alter Prägung zu tun haben.

Betreff

Bitte auf keinen Fall vergessen, die Betreffzeile sinnvoll auszufüllen. Die besten Betreffzeilen sind …

• kurz, aber nicht kryptisch
• deskriptiv, machen aber zugleich neugierig
• dringlich, aber nicht aufdringlich
• auffordernd, aber nicht unverschämt

Bei Marketing-Mails entscheidet die Betreffzeile darüber, ob eine E-Mail überhaupt geklickt – bei Geschäftsmails nicht zuletzt darüber, WANN und wie gerne sie geklickt wird. Die Marktforscher der Nielsen Norman Group empfehlen, sich auf die ersten 40 Zeichen zu fokussieren. „Deskriptive und gut geschriebene Betreffzeilen ermöglichen es dem Empfänger, eine informierte Entscheidung darüber zu treffen, ob er mehr Details erfahren oder anderweitig weitermachen möchte“, so die Marktforscher.

Es gelte, den Inhalt in 40 Zeichen so genau wie möglich zu umreißen, auch wichtige Keywords unterzubringen. Die Betreffzeile sollte also vor allem kein Rätsel sein. Elementar: Keine Sonderzeichen oder Keywords benutzen, die die Mail automatisch in den Spam-Ordner wandern lassen könnten.

Beispiele für sinnvolle Betreffzeilen in Businessmails:

• Aktueller Zwischenstand Projekt XY
• Rückfrage zu Ihrem Anruf
• Terminabsprache Kick-off-Meeting

Inhalt

Die Grundregeln für den Inhalt einer Geschäftsmail lauten:

• Erwartungen gerecht werden

  Die schönste Betreffzeile bringt Ihnen nichts, wenn sie sich hinterher als billiger Klickköder entpuppt. Sie sollte verkürzt wiedergeben, was in der Mail selbst thematisiert wird. Faustregel Nummer eins: Versprechen Sie in der Betreffzeile nichts, was Sie im Text nicht halten (können).

• Höflich formulieren

  Das fängt mit der Anrede an (Sehr geehrter Herr/Lieber Herr) und hört mit der Grußformel auf (Viele Grüße/Freundliche Grüße). Empfehlenswert ist der Einbau von Höflichkeitsfloskeln, also höflichen, aber im Grunde überflüssigen Formulierungen. Dazu zählen etwa: Vielen Dank für Ihre Mail oder Ich freue mich auf Ihre Antwort. Dadurch drücken Sie Wertschätzung aus, ziehen den Leser ein Stück weit auf Ihre Seite, wirken auf Anhieb sympathischer.

• Kurz fassen

  Und kommen Sie möglichst schnell zur Sache. Eine Geschäftsmail sollte eher einem Bewerbungsschreiben ähneln, weniger einer Rede. Beginnen Sie also weder mit einem Gag noch mit einer Anekdote. Schreiben Sie im ersten Satz, wer Sie sind (wenn das nicht schon klar ist) und was Sie tun. Unmittelbar danach, worum es geht und was Sie wollen. Keine langen Ausführungen, Überbrückungen oder Abzweigungen. Wenn es wirklich komplexe Sachverhalte zu klären gibt, dann ist ein Anruf vermutlich die bessere Option. Bei einer ersten Kontaktaufnahme sollten Sie die Mail dagegen nicht mit Informationen überfrachten.

• Aufforderung

  Die Handlungsaufforderung – oder neudeutsch: der Call to Action – gehört vor die Grußformel. Sie ist in der Regel keine direkte Aufforderung im Kommandoton, sondern subtiler und dezenter. Beispiele: Was halten Sie davon?, Rufen Sie mich gerne mal dazu an oder Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Form

Form ist wichtig, sollte aber nicht mit Förmlichkeit verwechselt werden. Der Inhalt darf ruhig lebendig und packend sein (wenn er gleichzeitig auch kurz und informativ ist).

Und: Ein Flüchtigkeits-Typo ist nicht der Untergang der Welt, kann vielmehr sogar darauf hindeuten, dass Sie keine Standard-Mail abgeschickt haben, sondern höchstpersönlich mit viel Eifer bei der Sache waren (vorsätzlich einbauen sollte man einen Tippfehler trotzdem nicht). Grundsätzlich aber zeugt es von Seriosität, Genauigkeit, Ernsthaftigkeit, wenn Sie auf folgende Kriterien achten:

• Einheitliche Schriftart verwenden (am besten Arial, Verdana oder Helvetica in dunkel).
• Keine Smileys oder sonstige Emoticons benutzen (es sei denn, Sie kennen den Empfänger persönlich schon recht gut).
• Korrekte Rechtschreibung und Grammatik beachten (inklusive Interpunktion, Groß- und Kleinschreibung).
• In ganzen Sätzen schreiben (keine Halbsätze oder Satzbausteine).
• Keine Abkürzungen verwenden (außer sehr gebräuchlichen wie etc., usw., z.B.).
• Absätze und Freizeilen zur besseren Lesbarkeit einbauen.

Schluss

Die Grußformel am Ende ist unverzichtbar (außer bei Ping-Pong-Mails). Folgende Bausteine sind eine gute Wahl:

• Mit freundlichen Grüßen (Standard, allerdings sehr nüchtern)
• Freundliche Grüße nach Berlin (kürzere Variante mit Ortsbezug)
• Herzliche Grüße (persönlich)
• Schöne Grüße (modern)
• Viele Grüße (klassisch)
• Beste Grüße (salopp)
• Liebe Grüße (bei Kollegen oder guten Bekannten)

Signatur

Die Signatur verleiht Ihrer Mail einen offiziellen Charakter und Ihnen Glaubwürdigkeit. Vor- und Nachname, Unternehmen, Position, Kontaktdaten gehören mindestens hinein, möglicherweise auch Social-Media-Buttons. Bei Signaturen gilt übrigens: Kein Problem, wenn sie sehr lang sind (so lange gut strukturiert).

Sie können eine Signatur relativ simpel in Outlook einrichten oder alternativ eine Visitenkarte anhängen. Das ist aber eindeutig die schlechtere Variante. Anhänge sind für den Empfänger mit Umständen verbunden und oft sogar eine Gefahrenquelle.

Anhänge

Bei der ersten Kontaktaufnahme sollten Sie auf Anhänge jeglicher Art komplett verzichten. Wenn sie Manuskripte, Dokumente, Bewerbungen, Verträge schicken, dann achten sie darauf, dass der Anhang die berühmte 5-MB-Grenze nicht überschreitet. Übergroße Anhänge verursachen beim Empfänger Extra-Arbeit und Datenverstopfung – klares Stoppschild!

Und: Versenden Sie keine exotischen Formate. Am besten fährt man mit den Klassikern: JPG, PDF oder DOC.

Korrektur

Am Ende jeder Mail steht die Korrektur. Einmal gründlich korrekturlesen – das sollten Sie sich prinzipiell angewöhnen. Vorsicht: Der Fehlerteufel schleicht sich nicht nur in Rechtschreibung und Grammatik ein.

Ein Alltags-Beispiel: Sie verfassen am Freitag eine wichtige Mail gewissenhaft und schließen mit der Grußformel Viele Grüße und ein schönes Wochenende ab. Nun wollen Sie aber noch etwas prüfen, bevor Sie die Mail verschicken, lassen sie also vorerst im Entwürfe-Ordner liegen und senden sie erst am darauffolgenden Montag ab.

Nun könnte Ihr Wochenend-Gruß am Montag für Heiterkeit sorgen. Vielleicht kommt er gut an, vielleicht signalisiert er aber auch mangelnde Sorgfalt, erzeugt Misstrauen oder der Empfänger fasst ihn als unangebrachten Scherz auf. Also: Auch auf solche Details achten.

Zeitpunkt

Der – vielleicht – beste Zeitpunkt, um Ihre Geschäfts-Mail zu verschicken: Dienstags bis donnerstags zwischen 7.30 und 10 Uhr. Zu dieser Zeit sortieren die meisten ihren Posteingang, gehen die Mails vom Vortag durch. Auch das Zeitfenster zwischen 14 und 15 Uhr bietet sich an.

Grund: Die Belegschaft kommt gut genährt aus der Mittagspause – und setzt sich mit frischer Energie wieder vor den Monitor.

Timing ist auch wichtig, wenn Sie per Mail antworten. Beispiel: Sie erhalten eine Mail mit einem komplexen Sachverhalt. Wer schon zwei Minuten später antwortet, erweckt den Eindruck, er habe sich gar nicht mit der Thematik auseinandergesetzt.

Andersherum: Bei einer kurz-prägnanten Nachfrage sollten Sie den Absender nicht tagelang zappeln lassen, sondern möglichst flott antworten.

Geschäftsmail: Das sind die 7 Todsünden

Arbeitspsychologin Emma Russell von der Londoner Kingston Universität glaubt, die sieben Todsünden in der E-Mail-Kommunikation identifiziert zu haben. Wobei das Etikett Todsünde vermutlich etwas zu hoch gegriffen ist, denn für jeden der sieben Punkte gibt es beizeiten sehr berechtigte Gründe und Szenarien.

In den meisten Fällen das aber bitte nicht tun:

1. Ping-Pong-Mails: Wenn beide Akteure immer wieder auf „Antworten“ klicken, entsteht eine endlose Schlange. Manchmal hilfreich, oft aber nervig und verwirrend.
2. Zeitpunkt: Out-of-hour-Mails sind solche, die man zu unmöglichen Zeiten schreibt, zum Beispiel nachts oder am Wochenende. Sie erzeugen Druck.
3. Gesellschaft: Wollen Sie, dass Ihnen jemand beim Mailen über die Schulter guckt? In Gesellschaft mailen ist ebenfalls eine ganz schlechte Idee, weil es den Inhalt beeinflussen und verfälschen kann.
4. Ignoranz: Auf eine E-Mail gar nicht zu reagieren ist unmöglich – passiert aber vermutlich jedem früher oder später einmal.
5. Lesebestätigung: Wer sie einfordert, möchte sich rückversichern. Nur leider wirkt das auch sehr fordernd, unhöflich, manchmal sogar unverschämt. Verzichten Sie lieber darauf.
6. Alerts: E-Mail-Alerts enthalten oft eine klare Botschaft: Bitte nicht auf diese Mail antworten. Den Hinweis beherzigt aber nicht jeder.
7. Automatisierung: Automatisch erzeugte E-Mail-Antworten sind unpersönlich und kommen nicht gerade gut an. Trotzdem sind sie manchmal unverzichtbar – zum Beispiel bei urlaubsbedingter Abwesenheit.

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